Wirtualny Sekretarz to najprościej mówiąc, samozatrudniony ekspert, który zdalnie dostarcza profesjonalne usługi dla Ciebie lub Twojej organizacji. Pracuje głównie przy użyciu internetu i telefonu dostarczając uzgodnione treści, zadania, dokumenty, analizy w uzgodnionym czasie. Jest zazwyczaj wsparciem dla osób na stanowiskach menadżerskich, które zazwyczaj w natłoku spraw codziennych nie mają czasu na czynności, które wymagają skupienia i pracy kreatywnej.

W bardzo wielu rzeczach dnia codziennego lub całych projektach. Mogą to być proste sprawy jak prowadzenie kalendarza online, odpowiedzi na emalie, czy pisanie pism. Mogę również wspomóc dział szkolenia, czy księgowości w przygotowaniu dokumentów do Ministerstwa. Obsługiwać system licencji Związku. Wdrożyć różne systemy elektroniczne, tak żeby praca była sprawniejsza, szybsza i bardziej wydajna. Prowadzić stronę internetową, czy konto na Facebooku. Kontaktować się z wyznaczonymi osobami i przekazywać zebrane informacje. Zakres może być różnych w zależności od naszych ustaleń.

Na podstawie faktury. Nie musisz nikogo zatrudniać, wyposażać stanowiska, płacić za telefon itp. Rozliczamy się od wykorzystanego czasu na zlecania lub zrealizowanego projektu, jeżeli takie będą ustalenia. Raport z czasu pracy przesyłam tygodniowo lub miesięcznie, gdzie czas poświecony na poszczególne czynności jest w nim dokładnie zaznaczony i opisany. Płacisz tylko za wykonane czynności i bez żadnych dodatkowych ukrytych kosztów. Możemy również przyjąć inny system rozliczeń jeżeli będzie to dla Ciebie wygodniejsze.

Tak, oczywiście. Na początku współpracy ustalamy małe zakresy obowiązków i mniejsze zdania, czy krótsze i łatwiejsze projekty. Daje to czas do przekonania się, czy taki rodzaj współpracy jest odpowiedni. Czasami na początku nie jest łatwo przestawić się na taki rodzaj delegowania zadań, ale po jakim czasie przynosi to wymierne korzyści. W szczególności spokój głowy o rzetelne i terminowe wykonanie danych spraw :).

Programów komputerowych z których korzystam jest dużo w zależności od projektu. Będą to np. pakiet Office 365 (World, Excel, PowerPoint), przechowywanie danych w chmurze (Dropbox, OneDrive i inne), raporty czasu (Toggle), zarządzenie projektami (Trello), zadania do wykonania (Todoist, MS Do To), programy graniczne (Canva, Sketch), komunikatory internetowe (Messanger, WhatsApp) i wiele innych które przydają się raz na jakiś czas w zależności do projektu. Podstawowe narzędzie to jednak cały czas standardowa wyszukiwarka internetowa, email i telefon :). Oczywiście nie ma problemu żebym zaczął używać program, który jest używany w twojej organizacji lub przez Ciebie osobiście.

Zatrudnienie osoby na stałe wiąże się zazwyczaj z dużymi kosztami. Najem powierzchni biurowej, sprzęt biurowy, podatki i ZUSy, dokumentacja pracownicza, urlopy itp. To wszystko generuje koszty, które trudno w normalnych warunkach zredukować. Dodatkowo ciężko znaleźć na rynku specjalistę w danej dziedzinie, który będzie tylko czasami do naszej dyspozycji. Tutaj możesz kogoś “zatrudnić”, równocześnie nie ponosząc dużych kosztów stałych. Mieć do dyspozycji specjalistę, który przyda się się w newralgicznych sprawach, trudnym czasie, czy wybranych projektach.

Postępy są zapisywanie w systemie elektronicznym. Emailem będziesz dostawał informację o każdej zmianie statusu zadania lub postępie w jego realizacji. Możemy ustalić powiadomienia w dowolnym czasie. Np. raz dziennie o wyznaczonej godzinie lub przy każdej zmianie jeżeli taka informacja jest dla Ciebie ważna.

Jak najbardziej. To jedna z najwygodniejszych i najlepszych metod takiej współpracy. Mogę zarządzać osobami w pracy nad danym projektem, albo tylko wdrożyć i nadzorować narzędzia do ułatwienia takiej pracy, czyli wspomagać osobę kluczową w takim projekcie. Wszystko po to, żeby cele projektu były realizowane zgodnie z terminem, żeby osoby decyzyjne miały informacje o zagrożeniach realizacji projektu, czy zasoby projektu były optymalnie rozlokowane i wykorzystane. Pracę projektową można zastosować do wielu działań. Korzystając z nowoczesnych narzędzi, które mogę wdrożyć będziesz widział stan projektu w dowolnym momencie.